Suppléants, bureau du comité et réunions préparatoires : ce que prévoient les accords de mise en place du CSE

DROIT DU CSE EN PRATIQUE

De très nombreux accords de mise en place du CSE ont été signés cette année. Nous avons choisi d’en balayer plusieurs à la recherche de bonnes pratiques à partager avec nos lecteurs qui sont en passe de mettre en place le CSE. Cette première chronique est consacrée aux pratiques des entreprises concernant les suppléants dont le rôle a été modifié par les ordonnances Macron, aux moyens alloués aux secrétaire et trésorier ainsi qu’aux réunions préparatoires du CSE.

03/12/2018  Les Cahiers Lamy du CSE, Nº 186

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Rôle et moyens des suppléants

Convocation et ordre du jour

En général, les accords de mise en place du CSE prévoient la transmission de l’ordre du jour aux suppléants pour information collant ainsi aux préconisations de l’Administration. En effet, dans ses 100 questions - réponses d’avril 2018, l’Administration a précisé à la question 71 que « L’ordre du jour des réunions du comité social et économique est communiqué par le président aux membres du comité, titulaires et suppléants (C. trav., art. L 2315-30). Cette transmission a seulement pour objet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer un élu titulaire empêché. Un accord collectif ou un accord conclu avec la majorité des membres titulaires du CSE peut prévoir que la communication de l’ordre du jour vaut convocation des suppléants aux réunions du comité ».

Les accords prévoient également souvent que les suppléants sont convoqués aux réunions du CSE mais que la convocation devra indiquer qu’ils ne peuvent participer à la réunion que s’ils remplacent un titulaire. On citera pour exemple l’accord d’Arcelormittal Treasury qui indique que « Conformément à l’article L 2314-1 du Code du Travail, seuls les titulaires siègent lors des réunions des CSE. Les suppléants seront néanmoins convoqués et destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires. La convocation précisera que les suppléants assisteront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire » (Accord ArcelorMittal Treasury, 18 juill. 2018). Autrement dit, les suppléants ont toutes les informations mais ne peuvent pas venir aux réunions sauf à remplacer un titulaire.

Cependant, d’autres accords ont innové et sont allés au-delà des textes. Ils restent pourtant peu nombreux... voilà les principales mesures que nous avons pu relever dans différents accords d’entreprise.

Convocation systématique de certains suppléants

Nous avons identifié des accords dans lesquels la convocation des suppléants est systématique quand bien même les titulaires seraient tous présents selon un dispositif précis. Ainsi l’accord signé au sein de l’entreprise Etam prévoit pour ses « CSE magasins » que : « compte tenu de la dispersion géographique et de la répartition de ses membres, il est prévu un mécanisme de convocation systématique de certains suppléants que des titulaires soient absents ou non, selon le principe suivant :

pour le collège employés, 1 élu suppléant par liste par tranche de 5 suppléants élus sur une même liste ;
pour le collège agents de maitrise, 1 élu suppléant de la liste majoritaire.
Par ailleurs, si le nombre de titulaires absents est supérieur au nombre de suppléants, des suppléants complémentaires pourront être présents sans que le nombre total de suppléants ne puisse être supérieur au nombre de titulaires absents » (Accord sur l’organisation des IRP chez Etam, 6 avr. 2018).

Chez SMI Informatique Automatismes, la direction s’est affranchie des nouvelles règles posées par les ordonnances Macron en prévoyant que « les suppléants seront invités aux réunions du Comité Social et economique, y compris en présence des titulaires » (Accord relatif à la mise en place du CSE, SMI Informatique Automatismes, 28 juin 2018).

Au Crédit Agricole consumer finance, il a été convenu « qu’un membre suppléant élu, par organisation syndicale ou liste électorale ayant obtenu au moins un élu titulaire et suppléant au CSE, puisse assister aux réunions du CSE en sa qualité de suppléant. La nomination est à adresser à la Direction du Développement Humain et au secrétaire du CSE » (Accord relatif au CSE, Crédit Agricole consumer finance, 19 juin 2018). Même genre de clause à la Fondation bon Sauveur qui indique que « deux membres suppléants par délégation syndicale pourront participer aux réunions. Dans ce cas, il est rappelé que ces membres suppléants ne participent pas aux votes de l’instance CSE » (Accord Fondation Bon Sauveur, 28 juin 2018).

Chez Ale International, lorsque tous les titulaires sont présents, les parties conviennent de la présence d’au moins deux membres suppléants avec voix consultative, désignés par le secrétaire du CSE. Au plus tard la veille de la réunion, le secrétaire du CSE doit informer la Direction de la liste des participants (Accord sur le découpage en établissements distincts pour la mise en place du CSE, 6 juill. 2018).

Convocation en fonction des thèmes de la réunion

Certains accords prévoient que les suppléants assisteront systématiquement aux réunions portant sur telle ou telle thématique. Ainsi par exemple, à l’AFP, il est énoncé que « lorsque la réunion porte sur un des thèmes relevant de la compétence de l’une des commissions instituées par l’accord, les membres élus de ces commissions, qu’ils soient titulaires ou suppléants, peuvent y assister et notamment, le cas échéant, lors de la remise de l’avis. Les suppléants membres des commissions pourront donc par ce biais assister aux réunions du CSE » (Avenant no 2 à l’Accord d’entreprise du 10 mars 2017, AFP).

L’entreprise Colas a adopté la même solution en prévoyant cette fois-ci une participation aux réunions portant sur la santé/sécurité : ainsi pour « valoriser les suppléants dans leur rôle de représentant du personnel et de les impliquer dans la vie du comité, ces derniers ont la possibilité d’assister aux réunions du Comité dès lors qu’elles portent sur tout ou partie des attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail (soit au moins quatre réunions par an) » (Accord de mise en place et de fonctionnement des CSE d’établissements et du CSE central chez Colas Centre ouest).

Chez Samsic Assistance security, les membres suppléants sont invités à participer à deux types de réunions seulement : « celles durant lesquelles le CSE sera informé et consulté sur :

les orientations stratégiques et la situation économique de l’entreprise ;
la politique sociale de l’entreprise » (Accord de mise en place et de fonctionnement du CSE, Samsic Assistance security, 4 sept. 2018).
Idem chez Bio Habitat : si les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence du titulaire en séance plénière qu’ils remplacent et disposent alors d’une voix délibérative, « à titre d’exception, les suppléants pourront assister aux réunions de consultation du CSE tenues dans le cadre des consultations récurrentes sur :

• les orientations stratégiques ;
• la situation économique et financière de l’entreprise ;
• et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et de l’emploi.

Dans cette hypothèse, ils n’auront pas de voix délibérative sauf s’ils remplacent un titulaire absent » précise l’accord (Accord sur la représentation du personnel élue au sein de la société Bio Habitat, 26 juin 218).

Convocation par rotation

Chez Saft, il est prévu que si, conformément à l’article L. 2314-1 du code du travail, seuls les titulaires siègent lors des réunions du CSE, les suppléants peuvent néanmoins assister aux réunions selon un mécanisme de rotation permettant un nombre homogène de participations à chaque suppléant, étant entendu que le nombre de suppléants pouvant participer aux réunions est fixé à trois pour les établissements de moins de 300 salariés et à cinq pour les établissements de 300 salariés et plus. Le secrétaire du CSE communique avec l’ordre du jour les noms des suppléants qui participent à la réunion. Il s’assure d’une représentativité cohérente avec les résultats des élections. Pour certaines réunions qui peuvent se tenir en dehors des réunions mensuelles du CSE, l’ensemble des membres du CSE, titulaires et suppléants, est convié sur invitation de la Direction (exemple : information sur le bilan social en vue de la consultation, etc.) (Accord sur la mise en place et le fonctionnement du CSE, Saft, 17 juill. 2018).

Heures de délégation

Les accords prévoyant des heures de délégation pour les suppléants sont extrêmement rares.

L’on citera pour exemple l’accord de mise en place du le CSE de Canon qui accorde aux membres suppléants du CSE 4 heures de délégation par mois (Accord relatif au dialogue social, Canon France, 30 avr. 2018). Mais également le CSE de Saft, où les membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que les membres de la CSSCT disposent chacun d’un volume individuel et mensuel d’heures de délégation, conformément à un tableau donné dans l’accord et fonction des effectifs (Accord Saft relatif à la mise ne place du CSE, 17 juill. 2018).

Moyens spécifiques pour les membres du bureau du CSE

Les accords prévoyant des moyens supplémentaires pour les membres du bureau du CSE que sont le secrétaire et le trésorier sont nombreux.

Crédit supplémentaire sans condition

En général ils bénéficient d’heures de délégation supplémentaires mais bien souvent ces heures sont écartées du régime de mutualisation ou de report désormais applicables aux heures de délégation des titulaires du CSE (contrairement à ce qui était prévu pour les titulaires au CE). Nous citerons quelques accords à titre d’exemples.

Au CSE de Carrefour, « un crédit d’heures mensuel individuel de 3 heures supplémentaires, en sus des heures de délégation accordées aux membres Titulaires, sera accordé au secrétaire d’une part et au trésorier d’autre part. Le secrétaire et le trésorier pourront transmettre tout ou partie de leur crédit d’heures individuel supplémentaire au secrétaire adjoint et au trésorier adjoint. Ce crédit d’heures supplémentaire n’est pas reportable d’un mois sur l’autre. Il est précisé que ce crédit d’heures mensuel supplémentaire n’est pas à intégrer pour l’application de la règle de cumul ou de répartition des heures de délégation entre les membres Titulaires au profit des membres Titulaires ou Suppléants limitant à une fois et demie le crédit d’heures mensuel de délégation dont bénéficie le membre Titulaire » (Accord sur le dialogue social et la mise place des CSE d’établissement au sein de la société Carrefour Hypermarchés SAS, 5 juill. 2018).

Au CSE d’Alcon, le secrétaire du CSE bénéficie, outre le crédit d’heures de délégation légal au titre de son mandat, d’un crédit supplémentaire spécifique de 6 heures par an pour l’exercice de ses attributions de secrétaire et notamment la rédaction des PV de réunion. De plus, lorsqu’une consultation récurrente obligatoire fera l’objet d’une réunion extraordinaire, 1 heure supplémentaire sera allouée par réunion. Quant au trésorier du CSE, il a droit, en plus du crédit d’heures de délégation légal au titre de son mandat, à un crédit supplémentaire spécifique de 12 heures par an pour l’exercice de ses attributions de trésorier et notamment préparer le rapport qualitatif et les comptes annuels du CSE (Accord relatif au CSE, Laboratoires Alcon SAS, 9 juill. 2018).

Au CSE d’Etam, secrétaire et trésorier bénéficient d’un crédit de 28 ou 35 heures selon qu’ils siègent au « CSE siège » ou au « CSE magasins » au lieu de 21 heures pour les autres titulaires des différents CSE.

Chez Canon, 24 heures de délégation (nombre d’heures légal) sont accordées à chaque titulaire mais l’accord prévoit que « ces 24 heures sont portées à 50 heures par mois pour le secrétaire du Comité et qu’à ces 24 heures s’ajoutent 15 heures annuelles supplémentaires pour le trésorier pour les besoins de la reddition des comptes du CSE ».

Selon l’article 10 de l’accord de mise en place du CSE chez Lilly France, les membres du bureau du CSE (à savoir le secrétaire, le secrétaire adjoint en charge de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et le trésorier ainsi que le trésorier adjoint si le règlement intérieur du CSE le prévoit) disposeront en outre d’un volume d’heures supra-légal annuel global de 100 heures qu’ils devront répartir entre eux en fonction de la charge de travail estimée de chacun, suivant les caractéristiques de fonctionnement interne du comité. Le secrétaire communiquera en début d’année au service relations sociales la ventilation de ces heures entre les membres du bureau. Aucun changement de répartition ne sera possible en cours d’année, même en cas d’absence d’un bénéficiaire, excepté lorsqu’un membre du bureau démissionne ou est absent pour une durée prévisible supérieure à 3 mois et que son remplacement a été effectué dans ce cadre. Le volume d’heures supra-légal annuel global prévu par le présent article l’est par année civile. Un prorata est effectué pour les années de mandature incomplètes (Accord de mise en place et de fonctionnement des CSE et de leurs commissions, Lilly France, 2 juill. 2018).

Chez Mediapost, 20 heures de délégation supplémentaires (en plus des 20 heures accordées à chaque titulaire) sont accordées au secrétaire et au trésorier, ces heures étant mutualisables entre les deux (et uniquement entre les deux) ainsi que lorsqu’ils existent, avec les secrétaire et trésorier adjoints. Ces heures ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre (Accord sur le dialogue social chez Mediapost, 26 avr. 2018).

Chez Sonepar, les parties signataires ont convenu d’accorder 6 heures de délégation par mois au secrétaire ainsi qu’au trésorier pour les aider dans l’accomplissement de leurs missions. Ces heures leur permettraient notamment de rédiger les procès-verbaux, d’échanger et de travailler avec les élus titulaires et de faciliter une bonne transmission de l’information. Ce nombre d’heures de délégation pourra être exceptionnellement revu, sur accord de la Direction, dans certaines situations spécifiques requérant un travail approfondi sur certains sujets (Accord relatif au CSE au sein de Sonepar Nord Ouest, 25 juill. 2018).

Crédit supplémentaire selon l’effectif

Le nombre des heures supplémentaires accordé au secrétaire et au trésorier, dans certains accords, a été déterminé en fonction de l’effectif de l’établissement. Cela peut être une piste pour moduler les moyens supplémentaires à accorder aux secrétaire et trésorier.

Ainsi chez Group naval, compte tenu des responsabilités et des tâches qui lui sont dévolues, le secrétaire dans les établissements dont les effectifs sont supérieurs ou égaux à 800 peut exercer son mandat à temps plein. Pour les autres, il peut l’exercer à mi-temps. Quant au trésorier d’un CSE de plus de 1 500 salariés, il bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaires de 4 jours par mois non reportables, et le trésorier d’un CSE d’une entreprise de moins de 1 500 salariés et de plus de 500 salariés bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaires de 2 jours. S’il est dans CSE de moins de 500 personnes, il a un crédit d’heures de 2 jours par mois. Ce temps supplémentaire s’ajoute aux crédits d’heures dont il dispose (Avenant no 2 à l’accord d’entreprise Naval groupe du 11 avril 2017, relatif aux IRP et au dialogue social, 4 juill. 2018).

De même, au CSE de SAFT, afin d’exercer leurs fonctions, le secrétaire et le trésorier du CSE disposent chacun d’un crédit d’heures de :

• 5 heures par mois dans les établissements de moins de 300 salariés ;
• et 10 heures par mois dans les établissements de 300 salariés et plus, en plus de leur crédit d’heures de membre titulaire du CSE.

L’accord STMicroelectronics prévoit des heures en plus pour le secrétaire et le trésorier du CSE, dont le nombre dépend de l’effectif du CSE. Ainsi pour le secrétaire :

• jusqu’à 299 salariés : des heures complémentaires portant le temps total dévolu au mandat de membre de CSE à 30 % d’un plein temps,
• à partir de 300 salariés, des heures complémentaires portant le temps total dévolu au mandat de membre de comité social économique à 80 % d’un plein temps.

Ce crédit d’heures complémentaire ne peut pas faire l’objet de mutualisation ni être transféré à un autre salarié. Toutefois, par exception, le secrétaire peut transférer en début de mandat et pour la durée du mandat, une partie de son crédit d’heures complémentaire au secrétaire-adjoint, dans les limites de temps exposées ci-dessus.

Quant au trésorier du CSE d’établissement, il dispose pour l’exercice de ses fonctions d’un crédit d’heures mensuel complémentaire personnel, fonction de l’effectif de l’établissement, égal à :

• jusqu’à 299 salariés : 10 heures,
• à partir de 300 salariés : 20 heures.

Toutefois, par exception, le Trésorier peut transférer en début de mandat et pour la durée du mandat, une partie de son crédit d’heures complémentaire au Trésorier-adjoint (Accord relatif à la mise en place du CSE, STMicroelectronics, 10 juill. 2018).

Chez Total, le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier et le trésorier adjoint bénéficient chacun d’un crédit individuel annuel de 40 heures pour participer aux réunions du bureau. Au-delà de ce temps, le temps passé en réunion du bureau s’impute sur leurs crédits d’heures individuels de membre du CSE. Le secrétaire du CSE dispose d’un crédit complémentaire à son crédit de membre titulaire du CSE lui permettant d’exercer ses fonctions à :

• mi-temps dans les établissements dont l’effectif est inférieur à 1 000 salariés ;
• temps plein dans les établissements dont l’effectif est de 1 000 salariés ou plus.

Le trésorier du CSE dispose, en plus de son crédit d’heures de membre titulaire du CSE, d’un crédit d’heures mensuel de 8 heures, porté à 12 heures dans les établissements dont l’effectif est de 1000 salariés ou plus (Accord relatif au dialogue social et économique, Total, 13 juill. 2018).

Détachement partiel ou total

L’accord peut également prévoir un système de détachement intégral des membres du bureau. Ainsi au CSE du PMU, le secrétaire est dispensé en totalité de son activité professionnelle pendant toute la durée de son mandat. Quant au trésorier, il bénéficie de 5 jours de délégation supplémentaires par mois. De même pour le CSE de France télévisions, le secrétaire et le trésorier peuvent faire une demande de détachement pendant la durée de leur mandat (Accord relatif au droit syndical au fonctionnement des IRP, et au dialogue social au sein du GIE PMU, 11 avr. 2018).

Les réunions préparatoires du CSE

Rémunérations

Certains accords prévoient la rémunération des réunions préparatoires aux séances plénières mais fixent toutefois des conditions.

Pour le CSE d’Etam par exemple, le temps passé à ces réunions (en dehors de la présence de l’employeur ou de son représentant) n’est considéré comme du temps de travail effectif et non déductible des heures de délégation qu’à la double condition suivante :

elle doit être organisée au siège de l’entreprise par le secrétaire du CSE dans le cadre d’une réunion présentielle en principe la veille de la réunion plénière et dans ce cas celle-ci ne peut avoir lieu le lundi ;
et la durée annuelle globale de ces réunions ne doit pas excéder par année civile 21 heures pour le CSE siège (soit 3h30 tous les 2 mois) et 42 heures pour le CSE magasins (soit 7 heures tous les 2 mois). Et attention ! Ce temps ne bénéficie qu’aux seuls membres du CSE présents à la réunion plénière suivante (soit en principe le lendemain) de chaque CSE.

De même chez France télévisions, la réunion préparatoire doit obligatoirement se tenir la veille ou le jour J de la séance plénière, et le temps passé n’est pas imputé sur le crédit d’heures et est rémunéré à 100 % sans pouvoir générer d’heures supplémentaires (Accord relatif aux moyens du CSE, France Télévisions, 9 mars 2018).

D’autres accords prévoient la rémunération des heures passées en réunion préparatoire mais pour autant, elles restent imputables sur le crédit d’heures. Ainsi dans les laboratoires d’Alcon, « chaque réunion du CSE peut être précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participent les membres titulaires du CSE. Le temps passé à la réunion préparatoire est considéré comme du temps de travail effectif et donc rémunéré comme tel mais ce temps sera déduit des heures de délégation de ses membres. Les parties ont toutefois convenu que :

• pourra assister aux préparatoires de la présentation de rapports d’expert dans le cadre des consultations récurrentes, le suppléant qui devra siéger à la place du titulaire le jour de CSE dédié ;
• les préparatoires des 3 consultations récurrentes en présence de l’expert ne seront pas déduites des heures de délégation ».

Parfois le temps passé en réunion préparatoire est imputable dans une certaine limite. Ainsi chez Lilly France, avant chaque réunion plénière, des réunions préparatoires pourront être prévues par le secrétaire du CSE et le temps passé en réunion préparatoire d’un mois donné, dans la limite de 4 heures maximum pris sur une demi-journée, ne sera pas décompté des heures de délégation mensuelles. Au-delà donc, elles sont décomptées.

Ouverture aux suppléants

Enfin, certains accords ouvrent les réunions préparatoires aux suppléants. Chez Total, chaque réunion du CSE est précédée d’une réunion préparatoire d’une journée maximum. Afin de lui permettre de se familiariser au fonctionnement de l’instance, chaque organisation syndicale peut faire participer ses suppléants, en plus des titulaires, aux réunions préparatoires, dans la limite de deux réunions par suppléant et par an. L’employeur est informé préalablement de cette participation. Ainsi, la participation des suppléants fait l’objet d’un calendrier annuel nominatif fourni à l’employeur par chaque organisation syndicale. L’accord d’IBM prévoit quant à lui que « Les élus suppléants peuvent également participer à la réunion préparatoire du CSE » (Accord d’entreprise sur la pratique du dialogue social et l’exercice du droit syndical au sein d’IBM France, 8 juin 2018).

Auteur : Marie-Charlotte Tual, Rédactrice en chef

Notre avis:

• A BPCE Sa, les élections avec mise en place d'un CSE ( remplaçant des, comités d'entreprise, délégués du personnel et CHSCT) c'est pour la fin de l'année prochaine.